怎樣閱讀政府歷史檔案?
歷史檔案館收藏了數以百萬計的歷史檔案，
由以下簡介認識典型的政府檔案吧。
檔案開立日期
檔案參考編號 (原來參考編號)
參考編號有助於查閱和提取檔案
檔案標題
檔案傳閱紀錄
標示曾經使用 / 查閱該檔案的人員
HKRS1398-1-2
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| 你知道嗎? |
盲公繩
存檔文件和錄事一般而言都是順時序歸檔。
發文人
受文人
存檔文件編號
在左上方以藍筆記下每份文件的存檔編號，以方便日後查閱。
錄事
一般在檔案夾內的左方，主要是記錄討論或指令。
存檔文件
一般在檔案夾內的右方，收錄了在公務過程中產生和累積的文件 (最常見的文件包括便箋、信件、草稿和報告等)。
HKRS1398-1-5
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| 你知道嗎? |
錄事
錄事記錄了政府人員的評語及所採取的行動，
有助了解政府決策的原因和過程。
受文人職銜
錄事編號
受文人簽署以表示閱讀了該錄事
評語和行動
對應的存檔文件編號
發文人的簽名 / 職銜 / 日期
HKRS1398-1-2
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錄事
評語及行動:
這段錄事是關於新設計的制服。制服委員會主席接受了制服的新設計。假若沒有更多意見，這個新設計會交予職方代表參考。
評語及行動:
這段錄事解釋了委託非政府的設計師設計制服的原因，以及評論制服的顏色選擇。
錄事的底部:
下頁出現的第一個字
以此表示錄事尚未完結，餘下內容將會在下頁出現。
HKRS1398-1-7
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存檔文件
存檔文件有助於了解情況、事件、 結果
以及不同持份者的反應等。
盲公繩
發文人
Memo = 便箋
受文人
存檔文件編號
便箋發出的日期
便箋標題
內文
發文人簽名/職銜
收取便箋的日期/時間
HKRS1398-1-2
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存檔文件
標題
內文
這份撮要提供了制服設計的要求和指引。
它同時指出 “職責” 和 “工作條件” 是兩個設計制服的主要考慮因素。
HKRS1398-1-7
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