探索／导引

「在网上目录出现以前，档案主任便是使用者的『搜寻器』。」

 

「工欲善其事，必先利其器」，完备的检索工具可以帮助使用者便捷地找到所需馆藏。助理档案主任赵钟维先生会为大家打开档案处馆藏之门的「钥匙」，一同探索档案处的「家珍」。

从网上馆藏目录到综合服务平台

如果大家曾透过我们的网上目录搜寻馆藏，相信对于我们的检索系统@PRO不会陌生。@PRO不仅是网上档案目录，让使用者输入关键词检索馆藏，更是多功能的「综合服务平台」。使用者可透过@PRO在网上开设帐户、预约查阅档案、申请取阅封存档案，以至浏览个别数码化馆藏，@PRO的「一站式服务」都可以满足使用者的需求，可谓「一click就搞掂」！

网上目录的「前世」

现今@PRO为使用者提供便捷的「一站式服务」，那么网上目录出现以前，使用者是怎样检索馆藏呢？当时，使用者主要是依靠当值档案主任的经验及对馆藏的认知，协助他们取阅所需馆藏，档案主任可谓是使用者的「人肉搜寻器」。使用者前来历史档案馆检索资料，会先向当值档案主任说明所需查阅历史档案的主题。当值档案主任会提供一些基本的参考资料，包括报纸、政府部门年报、《香港立法局会议文件汇编》和其他参考图书馆藏品等，以便使用者对研究的课题有基本认识，从而确定检索馆藏的方向及收窄研究范围。当使用者选定具体研究题材后，当值档案主任便会根据自己对政府部门职能和架构的了解，向使用者介绍与研究主题相关的政府部门，再向他们提供这些部门的历史档案清单，供他们选取所需查阅的档案，担当使用者与馆藏之间的重要桥梁。

重新定位的档案主任

网上目录的出现，大幅改变了这种比较依赖当值档案主任经验及对馆藏认知的搜寻方式，让使用者可以随意输入关键词搜索藏品。不过，现时当值档案主任的角色仍然重要，他们可以透过对馆藏和政府部门职能的了解，引导使用者构思更贴切的关键词和更合适的搜寻策略。为了让使用者更方便搜寻馆藏，历史档案馆制作了多项不同的检索辅助工具，例如在档案处网页的「教学资源库」中备有超过50项广受欢迎档案类别的专题指引，于历史档案馆内亦可借阅新闻处移交照片及影片藏品目录、行政局会议纪录目录、立法局文件目录、购自其他海外档案馆藏品目录等，方便使用者寻找与其研究相关的馆藏。

因应科技进步，档案检索比以前简易，但档案主任并不会因此松懈下来。在网上平台的辅助下，档案主任将会继续担任「协进者」的角色，积极制作和改良检索辅助工具，以协助使用者更快、更精准地搜寻藏品。