存新／傳承

電子檔案保管系統（簡稱ERKS）指具有管理檔案所需功能的資訊電腦系統，能夠透過電子方式收存、組織、分類以及控制檔案的開立、貯存、檢索、分發、維護、使用、存廢及保存。

你可能聽過政府正在分階段在所有決策局／部門全面推行ERKS，但ERKS是甚麼呢？推行時有甚麼主要考慮因素呢？ERKS對檔案管理又有何重要性呢？總行政主任楊麗華女士來解答你的疑問。

存．「新工具」

楊女士表示，提起檔案你可能會想起厚厚的文件夾和一個個檔案櫃，既笨重又需要很多實體貯存空間。即使是電郵檔案，在尚未推行ERKS前，政府各決策局／部門亦須採用「列印然後歸檔」的方式管理；但推行ERKS後，電郵檔案將由ERKS這「新工具」收納及保存。楊女士笑言：「使用ERKS後，電郵檔案『入住』的地方不再是紙本的『家』，而是具備電子功能的『家』。」

改變=困難？

楊女士指出，有些人可能會認為推行ERKS只是一個資訊科技項目，其實當中調整同事的心態至為關鍵，畢竟紙本檔案管理系統的運作模式已在政府沿用多年，要改變同事現行的做法，培訓必不可少。「我們定期提供不同類型的簡介會及發布相關資訊，讓各同事充分地準備迎接ERKS。」楊女士更憶述：「曾經在一場簡介會中，有同事表示不太願意接受使用ERKS，擔心ERKS不及現時保管檔案的方式方便。其實，只要同事明白ERKS的功能不但可以簡化電子檔案歸檔過程，還可以管理紙本檔案，便會安心使用。」

經驗之談

政府決定全面推行ERKS前，已於個別決策局／部門試行ERKS，以汲取經驗，為政府全面推行ERKS的工作「鋪路」。楊女士分享：「我們要做不少準備工作去全面推行ERKS。過往的經驗告訴我們，各決策局／部門須設立專責項目小組，集合檔案管理、電子科技、項目管理及變革管理等不同知識領域及技能的同事，才能推展ERKS。他們亦須檢討檔案分類表、審視部門檔案管理相關的指引／守則及業務流程，並制訂清晰而全面的內部指引。」

「電子管理員」的重要性

你或許會疑惑ERKS可否替同事解決所有檔案管理的問題？保存於ERKS的檔案會否被隨意取用或銷毀？這些亦是部分同事關注的問題。楊女士解釋：「單靠ERKS這工具固然不能解決檔案管理的所有問題，但它在支援檔案管理方面扮演『電子管理員』的角色。它一方面能協助同事於系統內直接存取及搜尋檔案，提升工作效率；另一方面它具備的審查追蹤、設定存取控制及預設檔案存廢期限等系統功能，亦可保障檔案不會被隨意取用或銷毀，促使同事更有效地遵從檔案管理的要求。這些元素不單提高問責性，還加強政府檔案的監管、保安及存取控制，同時減低遺失檔案的風險，更有效地保存我們寶貴的機構及社會記憶，所以你說ERKS這位『電子管理員』有多重要呢！」

此外，你或許會擔心政府檔案管理系統「電子化」後，會否不接受紙本檔案呢？楊女士續說：「雖然我們十分鼓勵大家多用電子渠道，但是也明白使用紙本檔案的需要。因此，這『電子管理員』也可用於管理紙本檔案，以確保電子和紙本檔案都會被妥善地保存。有了ERKS這『新工具』，我們日後管理每天大量產生的檔案自然更得心應手。」