存珍
紙本／數碼
「保存歷史檔案不單需要一個檔案庫或電腦系統，更需要一個長遠的管理策略。」
各位家中除了藏有開始泛黃的舊照片和文件外，想必在電腦中也有不少個人檔案，甚至是舊照片的數碼複本。政府檔案處（檔案處）的藏品亦然。館長職系的黎永輝先生和羅宇青女士，以及檔案主任職系的韋錦新先生和謝詠超先生，將為大家分享管理實體與數碼檔案庫的心得。
紙本檔案：從「確認身份」到分類
檔案處藏有超過174萬份的歷史檔案主要來自不同政府決策局及部門（局／部門）。它們來到檔案處後，先由檔案主任「確認身份」，經過嚴謹的整理和登錄程序才會正式加入檔案庫的大家庭。
那麼，檔案主任是如何整理檔案呢？謝先生解釋：「我們會按照檔案的來源和原本次序編排和整理檔案。由於檔案是部門處理公事期間產生，它們的產生次序反映了部門的行事脈絡。因此，我們會將來自同一個機構的檔案集歸於同一類別，並依照檔案的原本次序排列，從而反映該檔案類別的形成過程和檔案之間的關係，以便使用。」
如檔案主任發現檔案受損，會立即轉交檔案保存及修復服務組（修復組）跟進和修復。羅女士會馬上與修復團隊替檔案「診症」，如損壞情況嚴重得出現發霉、蟲蛀等問題，甚至已經「甩皮甩骨」，便會優先處理。
歷史檔案的「理想家居」
妥善保存歷史檔案需要嚴格的環境要求和控制。專為貯存歷史檔案而設計的香港歷史檔案大樓便為館藏提供了一個「理想家居」。羅女士指出大樓有四大保護檔案的元素：（一）檔案庫外牆結構；（二）濕溫度控制；（三）減少污染物；（四）照明系統。
羅女士補充：「我們也在檔案庫內設有24小時實時的監控儀器，全天候記錄、分析和監察檔案庫內的濕溫度，確保庫內的環境維持正常。如檔案庫的環境出現任何異常情況，我們便會立即聯同檔案主任和其他同事評估環境和藏品狀況，視乎需要，也會通知相關的政府部門進行檢查及維修。」
數碼檔案庫：點止電腦系統咁簡單
與紙本檔案一樣，數碼檔案都需要一個「理想家居」。為妥善保存數碼檔案，檔案處按照國際標準OAIS（Open Archival Information System）建立和運作其數碼檔案庫。
黎先生認為數碼檔案管理不單需要一個電腦系統。此話何解？黎先生解釋：「保存數碼檔案更需要長遠的保存策略。在一日千里的電子世界中，數碼檔案的格式一旦『過時』，隨時無法取閱。因此，我們須具備前瞻性的視野，預先為局／部門規劃電子檔案保存策略，並透過風險評估掌握需要特別留意的檔案，定時更新和轉移相關檔案的格式，並製作備份，從而確保數碼檔案可以長遠地供使用者取閱。」
在實際操作上，黎先生認為長遠保存數碼檔案的關鍵是充足的元數據（metadata）：「元數據猶如數碼檔案的履歷和日誌，盛載檔案格式轉移、取閱、移交等的歷程，對於保存、搜尋、理解、使用和存取數碼檔案是不可或缺的。」正因如此，檔案處須早在各局／部門產生檔案之前提供意見和協助，確保它們適時為數碼檔案提供足夠的元數據，以及採用方便保存的檔案格式。黎先生因而強調：「我們須與局／部門積極溝通、協調，以至合作，才可以妥善地保存數碼檔案。」
紙本及電子檔案：一脈相承
紙本檔案貯存於實體檔案庫，依靠人手提取和翻閱；數碼檔案則貯存於資訊科技系統，依靠硬件、軟件保存和取閱。兩者看似大相徑庭，實情又是如何呢？韋先生解釋：「管理紙本和數碼檔案的精神其實一脈相承：挑選具有歷史價值的檔案作永久保存，以確保它們可被公眾取閱和使用。」
那麼，管理兩種不同載體的檔案有差別嗎？韋先生指出：「管理紙本檔案時，我們較集中於檔案學的挑選和保存知識和實踐，通常在檔案成為館藏後才開始大部分的管理工作。然而，管理數碼檔案涉及系統設計、資訊管理、風險評估、藏品管理等多元範疇的知識和工作，我們在檔案移交，甚至產生前便已進行挑選和保存的工作。這個過程不單需要我們與局／部門交流合作，還依靠檔案處內各個職系同事各司其職，制訂政策及指引、設計數碼檔案庫、管理電子檔案，以至為局／部門提供培訓及諮詢服務，攜手合作保存電子檔案。」
因此，韋先生強調：「檔案主任須跳出傳統較被動的守護者（Keeper）角色，轉變為積極主動的協作者（Collaborator）、規劃者（Planner），以至是顧問（Consultant），提供專業意見給不同局／部門。」
檔案處會繼續透過與局／部門協調，以及處內各個職系的團隊合作，妥善管理數碼檔案，在數碼時代繼續為公眾保存文獻瑰寶。
