探索／導引

「在網上目錄出現以前，檔案主任便是使用者的『搜尋器』。」

 

「工欲善其事，必先利其器」，完備的檢索工具可以幫助使用者便捷地找到所需館藏。助理檔案主任趙鍾維先生會為大家打開檔案處館藏之門的「鑰匙」，一同探索檔案處的「家珍」。

從網上館藏目錄到綜合服務平台

如果大家曾透過我們的網上目錄搜尋館藏，相信對於我們的檢索系統@PRO不會陌生。@PRO不僅是網上檔案目錄，讓使用者輸入關鍵詞檢索館藏，更是多功能的「綜合服務平台」。使用者可透過@PRO在網上開設帳戶、預約查閱檔案、申請取閱封存檔案，以至瀏覽個別數碼化館藏，@PRO的「一站式服務」都可以滿足使用者的需求，可謂「一click就搞掂」！

網上目錄的「前世」

現今@PRO為使用者提供便捷的「一站式服務」，那麼網上目錄出現以前，使用者是怎樣檢索館藏呢？當時，使用者主要是依靠當值檔案主任的經驗及對館藏的認知，協助他們取閱所需館藏，檔案主任可謂是使用者的「人肉搜尋器」。使用者前來歷史檔案館檢索資料，會先向當值檔案主任說明所需查閱歷史檔案的主題。當值檔案主任會提供一些基本的參考資料，包括報紙、政府部門年報、《香港立法局會議文件彙編》和其他參考圖書館藏品等，以便使用者對研究的課題有基本認識，從而確定檢索館藏的方向及收窄研究範圍。當使用者選定具體研究題材後，當值檔案主任便會根據自己對政府部門職能和架構的了解，向使用者介紹與研究主題相關的政府部門，再向他們提供這些部門的歷史檔案清單，供他們選取所需查閱的檔案，擔當使用者與館藏之間的重要橋樑。

重新定位的檔案主任

網上目錄的出現，大幅改變了這種比較依賴當值檔案主任經驗及對館藏認知的搜尋方式，讓使用者可以隨意輸入關鍵詞搜索藏品。不過，現時當值檔案主任的角色仍然重要，他們可以透過對館藏和政府部門職能的了解，引導使用者構思更貼切的關鍵詞和更合適的搜尋策略。為了讓使用者更方便搜尋館藏，歷史檔案館製作了多項不同的檢索輔助工具，例如在檔案處網頁的「教學資源庫」中備有超過50項廣受歡迎檔案類別的專題指引，於歷史檔案館內亦可借閱新聞處移交照片及影片藏品目錄、行政局會議紀錄目錄、立法局文件目錄、購自其他海外檔案館藏品目錄等，方便使用者尋找與其研究相關的館藏。

因應科技進步，檔案檢索比以前簡易，但檔案主任並不會因此鬆懈下來。在網上平台的輔助下，檔案主任將會繼續擔任「協進者」的角色，積極製作和改良檢索輔助工具，以協助使用者更快、更精準地搜尋藏品。