香港特別行政區政府檔案管理的行政指引

檔案管理的手冊、指引及通告

政府檔案處備有一系列刊物,以助各局/部門管理檔案。


附註:以下所列的手冊、指引及通告內可能包括一些超連結,該些超連結只供政府人員於香港特別行政區政府的內聯網內瀏覽相關文件作參考用途。該些內聯網超連結對於互聯網使用者而言,未必適用。


1. 總務通告



2. 行政署通函



3. 指引

  • 良好檔案管理做法

    本文件載列檔案管理的原則及良好做法,並提供核對表、指引,以助公營機構及其人員,評價本身的檔案管理做法,並且在有需要時加以改良。

  • 檔案存廢期限表檢討指引及核對表 (只有英文版)

    本文件提供指引,方便各局/部門以具焦點及全面的態度考慮所有相關因素,以檢討其檔案存廢期限表。

  • 在混合環境中管理檔案的指引 (只有英文版)

    本指引旨在就檔案收納、分類和組織、搜尋和檢索、使用和存廢,以至保存等各種檔案管理職能和活動訂明相關的政策、原則、要求和最佳做法,以確保一個混合的檔案管理環境下,政府檔案(不論其格式和載體)都得到妥善和有效的管理。本文件主要針對仍未推行電子檔案保管系統,或系統未全面運作的各局/部門內的混合環境而設。

  • 把檔案移交歷史檔案館進行鑑定指引 (只有英文版)

    本指引訂明各局/部門在準備把檔案移交政府檔案處歷史檔案館進行評估時須遵守的規定。

  • 把檔案移交歷史檔案館永久保存指引 (只有英文版)

    本指引訂明各局/部門在根據政府檔案處處長批准的檔案存廢期限表的檔案存廢行動(即在歷史檔案館永久保存),準備把檔案移交政府檔案處歷史檔案館永久保存時須遵守的規定。

  • 檔案移交檔案中心須知 (只有中文版)

    本文件訂明各局/部門在準備把非常用檔案移交政府檔案處檔案中心作暫時貯存時須遵守的重要程序。

  • 運送大批政府檔案指引 (只有英文版)

    本文件就各局/部門於運送檔案時採用的程序提供意見。

  • 開立和收存檔案指引 (只有英文版)

    檔案管理守則訂明建立和收集檔案的良好做法,並提供示例,說明應開立和收存那些檔案。本文件提供進一步的指引,方便各局/部門採納相關的良好做法。

  • 歸檔程序指引 (只有中文版)

    本文件就歸檔過程,包括收取、分類和檢索、處理、分發和貯存檔案,以及處理檔案的一般做法提供指引。

  • 行政檔案標準分類法執行指引 (只有英文版)

    本文件提供在各局/部門執行行政檔案標準分類法的指引。

  • 發放各局/部門銷毀檔案資料實施計劃和指引 (只有英文版)

    為了提高問責和透明度,政府由2016年開始,每年公布各局/部門過去一年有關獲准銷毀檔案的資料。本文件訂明發放銷毀檔案資料實施計劃和指引,供各局/部門參考。

  • 向歷史檔案館借用歷史檔案程序 (只有英文版)

    本文件訂明已把檔案移交的各局/部門向歷史檔案館借用歷史檔案的特別安排程序,包括在香港歷史檔案大樓查閱歷史檔案,以及借用歷史檔案超過一天,須把歷史檔案從歷史檔案館運出的安排。

  • 檔案管理守則

    本守則就如何妥善協調管理政府檔案提供指引和指示,為各局/部門定下在建立全面檔案管理計劃時所需的實務守則。



4. 電子檔案管理的標準和指引

  • 電子檔案保存手冊 (只有英文版)

    本手冊就如何設立和推行部門保存計劃,以及採用合適措施和做法保存電子檔案,以符合法律和規管要求、業務和運作需要,以及憑證用途,向各局/部門提供指引。

  • 電子檔案保管系統檔案管理實務及指引手冊 (只有英文版)

    本手冊就一個電子檔案保管系統內管理檔案集、檔案及相關檔案管理元數據和審計追縱的檔案管理原則和良好做法,向各局/部門提供指引。

  • 原檔存廢(適用於已數碼化並以數碼格式貯存的檔案) (只有英文版)

    本文件為各局/部門在評估提早銷毀原檔案的潛在風險時提供指引,讓各局/部門有所依循。

  • 電子檔案保管系統的功能要求 (只有英文版)

    本文件訂明了一套電子檔案保管系統的功能要求,讓各局/部門在設計、開發和推行電子檔案保管系統時有所依循。電子檔案保管系統可以是一套獨立的系統,也可以是政府資訊科技總監辦公室於2011年5月公布的政府《電子資料管理策略》下的一套綜合電子資料管理解決方案的一部分。

  • 管理電子訊息的指引

    本指引旨在協助各局/部門識別、開立、歸檔和管理電子訊息檔案(包括電郵檔案),以保留足夠和準確的公務及其有關活動的憑證,作運作、政策、法律、財務和歷史檔案用途。

  • 電子檔案保管系統推行指引:主要考慮因素及所需籌備工作 (只有英文版)

    本文件提供實用指引,協助各局/部門籌劃和推行電子檔案保管系統。

  • 根據電子資料管理策略擬定的電子檔案保管系統推行指引 (只有英文版)

    本指引就各局/部門如何評估其部門具體的電子檔案管理要求和主要準備工作,以在開發其電子資料管理策略的背景下推行電子檔案保管系統提供指引。

  • 電子檔案保管系統評估手冊 (只有英文版)

    本手冊旨在就如何評估電子檔案保管系統是否符合《電子檔案保管系統的功能要求》和《香港特別行政區政府檔案管理元數據標準》的要求,向各局/部門提供指引。

  • 香港特別行政區政府檔案管理元數據標準 (只有英文版)

    本文件訂定了一套應在一個電子檔案保管系統內建立、收納、使用、管理和維護的核心檔案管理元數據,以便在檔案整個生命週期內快捷有效地管理檔案。

  • 香港特別行政區政府檔案管理元數據標準:推行指引 (只有英文版)

    本指引旨在協助各局/部門的部門檔案經理和資訊科技管理小組的資訊科技人員推行和遵守《香港特別行政區政府檔案管理元數據標準》的要求。



5. 檔案管理刊物

  • 檔案管理叢書第一號:編訂檔案存廢期限表及檔案存廢實用指南 (只有英文版)

    本指引旨在協助各局/部門建立一個快捷有效的檔案存廢計劃,內容包括︰(i) 有系統和一致地處置行政檔案和業務檔案的指引和技巧、(ii) 使用政府檔案處轄下的檔案中心服務的指引和程序和 (iii) 處置過期檔案的指引和程序。

  • 檔案管理叢書第二號:常用檔案管理:案卷管理 (只有英文版)

    本書介紹如何管理在常用階段的檔案,尤其是稱為「案卷」的檔案類型。本手冊就常用案卷的管理原則、作業方法、程序和指引作出詳細討論和描述。

  • 檔案管理叢書第三號:主題歸檔 (只有英文版)

    管理主題案卷是所有檔案及資料管理者最關鍵但也最普遍的工作,本書就這課題作出深入的處理,並為此類檔案制訂歸檔和分類列表提供實用指引。

  • 檔案管理叢書第四號:一般行政檔案存廢期限表 (只有英文版)

    《一般行政檔案存廢期限表》是政府檔案處制訂的標準檔案存廢期限表,用以規管政府各局/部門行政檔案的存廢。

  • 檔案管理叢書第五號:縮微攝製用戶手冊 (只有英文版)

    本手冊供各局/部門在考慮和進行縮微攝製時遵循。內容包括基本縮微操作的概覽,選擇檔案以作縮微攝製的準則,縮微攝製檔案的指引和標準,縮微製作應遵循的一般程序,並介紹政府檔案處轄下政府縮微服務中心的服務及使用服務的程序,以及貯存、處理和使用縮微檔案和選擇檢索設備的指引。

  • 檔案管理叢書第六號:保護極重要檔案手冊 (只有英文版)

    本手冊定義何謂極重要檔案,解釋保護極重要檔案的重要性,列舉檔案的常見隱患,為如何挑選極重要檔案和選擇適當的保護方法提供指引,並列明建立保護極重要檔案計劃的步驟。

  • 檔案管理叢書第七號:妥善管理檔案作業方法專題指南暨核對表 (只有英文版)

    本刊物旨在協助各局/部門評估檔案管理計劃的成效,尋找主要問題,並為改善工作設定優先次序。它亦就全面檔案管理計劃的基本組成部分作出了概述。負責檔案管理的人員可使用本刊物作為其局/部門計劃、執行和評估檔案管理工作的工具。



6. 政府檔案處便箋