概論

檔案是指機構在處理公事過程中所開立或接收,以任何形態或載體記錄的資訊,它們被保存下來作為政策、決定、程序、職能、活動和業務的憑證。檔案是政府的寶貴資源,有助政府作出有據可依的決定,滿足運作和規管需要,是開放和接受問責的政府所必須存備的。良好的檔案管理,可提升運作效率,加強效能,同時降低支出。因此,檔案管理是決策局和部門(各局/部門)的重要職責。


政府致力鑑定和保存具歷史價值的政府檔案,從而加深公眾對歷史文獻的認識。現時,政府檔案的管理和公共檔案的存檔工作由行政體制規管,而在現行架構下,政府檔案處(檔案處)擔任政府的中央檔案管理和服務機構。各局/部門首長應訂立適當的優先次序和分配合適的資源,在各局/部門內推行妥善的檔案管理計劃,亦應與政府檔案處合作,確保具有歷史價值的檔案和資料得到妥善保存。


政府的政策要求各局/部門訂立全面的檔案管理計劃,以妥善管理政府檔案。為了改善各局/部門的檔案管理工作,政府曾為此發出多份通告和通函,並印行一系列由檔案處公布的刊物和指引,以作補充。這些刊物包括二零零九年四月出版的一套強制性檔案管理規定。這套規定涵蓋多項檔案管理工作,包括妥善管理電郵檔案、檔案分類、檔案銷毀(包括在事先徵得政府檔案處處長同意後銷毀檔案和把具歷史價值的檔案移交檔案處)、妥善保管和儲存檔案,以及保護極重要檔案。


良好的檔案管理計劃能涵蓋由檔案開立或接收,經過使用期,至最後存廢的整個生命週期。下圖說明了檔案的生命週期。

整個生命週期


在檔案生命週期不同階段的檔案管理程序包括檔案的收納、登記分類貯存、取閱、追踪存廢。檔案管理主要包括訂立檔案管理政策、分配職責、訂定及公布檔案管理程序和指引,以及設計、推行及管理檔案保管系統。由於以電子形式進行的業務活動愈來愈多,政府正致力發展電子檔案管理,以整合、劃一的方式管理電子及非電子檔案。


為確保主要業務職能的運作不受干擾,各局/部門應識別極重要檔案(極重要檔案所記錄的是機構在緊急情況或災難時及其後,賴以持續和有效地運作所必須要的資料),並建立和施行一套保護極重要檔案計劃


經檔案處的歷史檔案館鑑定為具歷史價值的政府檔案和資料,將會移送至檔案處的歷史檔案儲存庫保管。移交至檔案處的歷史檔案經整理、登錄及著錄後,市民大眾可透過線上目錄系統,方便快捷地取得所需資料。歷史檔案館的藏品會妥為保存,以供學者、研究人員及公眾閱覽。