档案主任／故事

「档案主任职系只有27名人员，虽然人手不多，却肩负起为市民寻觅和保存珍贵文献遗产的重任。」

历史档案是社会瑰宝，档案主任的使命就是在众多档案里寻珍并存珍。年资不同的档案主任刘善君女士、高级助理档案主任曾舜辉先生和助理档案主任李俊威先生「三代同堂」，分享他们的工作，揭开档案主任的「神秘面纱」。

 

别人看档案主任是……？

三代档案主任异口同声指出，他们的亲友对档案主任的形象及工作有以下的误解：

现实中的档案主任是……

在档案处工作接近30年的刘女士多年来涉猎过不同范畴的工作，计有参考及公共服务、档案鉴定、描述整理、档案取阅、档案法研究、图书资讯管理、专业发展及培训等。她笑言：「我们不是埋首故纸堆的历史学家，也不是剪报和将档案入档的文书人员。传统上档案主任的角色是档案保存者（Keeper），近年档案主任也扮演着协进者（Facilitator）的角色。」

此话何解？刘女士指出：「档案主任的工作主要是档案鉴定、描述整理、参考服务和公共服务，目的在于保存历史档案，公开给市民阅览。」打个比喻，「就像『品牌建设』，一些企业会从世界各地『严选』、搜集具潜力的产品，建立成自家品牌，并且提供建议让生产商提升品质，帮助他们推广给消费者。」同样道理，档案主任协助各局／部门妥善管理档案，并与它们合作制订档案存废期限表，搜集具有历史价值的档案。「在档案处这个『平台』，我们既会透过参考服务协助公众找到需要的资料，也会举办公共活动，让公众认识历史档案对保存集体回忆的重要性。」刘女士补充：「为了达到这些目的，我们必须与内外持份者连结和协作。」

入职分别约10年及4年的曾先生和李先生虽然较集中在鉴定档案、制订档案存废期限表、处理取阅封存档案等内部工作，但他们不约而同认为自己岗位不只对内，反而更像对外的「教育者」（Educator）。曾先生便指出：「有时候与局／部门商讨制订档案存废期限表时，有关同事未必太理解档案处的职能、档案管理的概念和作业方式，甚至产生误解。档案主任便须向他们厘清我们的工作和职责，讲解档案管理的方法和重要性。在听过解释后，不少局／部门同事便会明白原来档案处的工作与他们的日常业务一脉相承。」李先生补充，这过程其实是让双方「连线」，发掘和接上「连结点」。当双方「同步」后，便可以顺利推展档案管理工作。

寻・珍

纵使角色转变，档案主任为市民寻觅珍贵文献遗产的重任依旧不变。三位档案主任也有自己难忘的寻珍之旅。

不忍珍藏「埋没」

刘女士忆述：「档案珍贵之处在于内容，但一张张发黄的文件不如博物馆的藏画或陶瓷吸引，加上历史档案一般给人的印象是沉闷和与我无关，所以推广工作需要一定的拼劲和技巧。入职初年，我在档案库发现一盒有待整理的政府海报。这批海报是上世纪五十至八十年代政府为推广不同政策而产生，包括宣传公共卫生的『平安小姐』、『垃圾虫』等，主题与市民生活息息相关。由于这些海报设计独特，内容丰富，历史意义与艺术价值并重，于是我主动到一些文化机构『叩门推销』，最终在2000年与香港艺术中心合作举办『改进香港：历史档案馆珍藏海报展览』，并在一位档案处『常客』兼资深学者的帮助下，于石硖尾邨寻访到1961-62年的『平安小姐』王玉兰女士接受访问及出席展览开幕礼。这个展览成功『入屋』，令人看到历史档案的丰富性。」

刘女士笑言，这个经历十分宝贵。她领会到要做好档案主任这份工作，除了专业知识外，还要找切入点将馆藏与不同持份者连结。这成为她多年来工作的座右铭。

踏破铁鞋无觅处

档案主任职责之一是挑选政府档案作永久保存。曾先生曾接触有关排档管理、小贩管理、街道命名等档案，发现政府工作牵涉的范畴比一般所想更为广泛和深入，与衣食住行、日常生活关系密切，而历史档案记录了这些政策的历史沿革和珍贵的集体回忆。

为了搜集历史档案，档案主任有时会走访不同的局／部门。令曾先生难忘的是，在工作过程中一些局／部门的资深同事以至首长级人员，热心分享他们部门历史悠久而又独特的档案。曾先生对一些处理工务部门的手绘工程图则印象尤为深刻，有关部门更有将近退休的同事娓娓道来这批图则的绘制过程及历史价值，令鉴定和编目工作事半功倍。从与部门同事交流的字里行间，曾先生感受到不少同事对自己工作的丰富知识及深厚感情，期望部门重要和独特的档案传承下去，从而让公众人士了解部门的工作和历史。

台前幕后此中寻

李先生年资虽浅，在历史档案管理方面也有一定的体会。例如他在鉴定一些与通讯事务管理有关的档案时发现，原来短短数十秒的电视宣传广告，背后涉及大量依据相关守则的制作、检查和谘询工作。过程中，政府与不同持份者对稿件来回斟酌调整，确保广告符合相关守则，才能播映给公众收看，有些最后成为家喻户晓、脍炙人口的集体记忆。李先生认为：「档案管理并不如亲友想像般乏味，我能够在工作中看到这些有趣的档案，是宝贵的工作体验和回报。」

职责：变与不变

三位档案主任一致认同档案管理的方法会随时代转变而有不同，电子档案也带来不少的挑战和机会，但保存档案的初衷是不变的。面对电子档案带来的冲击，刘女士表示电子档案管理是一门跨界别的学问，也是档案管理和资讯科技结合的产物。「我们要在两个专业之间『牵线搭桥』，既要在档案管理知识方面更上层楼，也要掌握和理解资讯科技的『语言』。我们跨出这个『门槛』，便可以更有效地与资讯科技专才交流，向他们清楚表达档案管理的原则、标准和要求，加强跨界别协作，共同开拓电子档案管理的事业。因此，在规划和安排进修课程、专业交流时，除了档案管理的专业范畴，也要兼顾风险管理、资讯科技、人工智能等方面，以适应电子档案的新时代。」

李先生忆述，入职不久就有机会与其他职系同事赴广州市国家档案馆交流学习，目睹高新科技与档案管理的融合，眼界大开，并在分享会上与同侪分享所见所学。

此外，档案主任亦抓紧网上学习的机会持续进修。曾先生便透露，不少档案管理短期课程本来名额有限，但网课可以让更多同事一起参与各类型的课程，例如数码档案的整理和元数据的管理等，甚至可以跨越地域界限，参与国际档案理事会举办的网上国际研讨会，加深认识档案主任在规划电子档案管理自动化和设计人工智能系统的角色。