寻珍

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「鉴定档案不只是生硬应用个别准则或教条，而是兼容多门知识、理论和经验的实践。」

档案鉴定（records appraisal）是挑选有历史价值的档案作永久保存的重要过程。不过，档案主任究竟是如何鉴定档案呢？两位资深高级助理档案主任关汉浩先生和刘绩先生话你知。

 

「断舍离」

从事档案工作二十多年的关先生认为，鉴定对档案管理是必需的，但很多人对「鉴定」一词不明甚解。「打个比喻，档案鉴定类似家居执拾时的『断舍离』，决定舍弃非必要的东西，只保留有用或具价值的物件。档案鉴定亦类同，档案主任在大量政府档案中，挑选具历史价值的档案作永久保存。」关先生强调，最后作出「保存」或「销毁」档案的决定并不是随意而为，要做好档案鉴定，须具备以下条件：

因此，鉴定档案不能生硬应用个别准则或教条，而要兼容多门知识、理论和经验，才可作出正确决定。

图1 刘先生和关先生正在商议鉴定档案

愈「古老」愈有价值？

不少人视历史档案为古董，觉得愈「古老」愈有价值，这其实并非绝对。关先生忆述：「有一次鉴定档案时，部门的同事认为档案产生于上世纪四、五十年代，因为档案『年事已高』，便建议移交档案处永久保存。然而，经过鉴定后，我发觉档案内容相对琐碎，某些资料亦可在别处找到，最后评定档案欠缺保留价值。」

反之，较「年轻」的档案亦有机会成为历史档案。关先生以上世纪九十年代新机场工程统筹署产生的档案为例，当中的相片详细反映赤鱲角机场、青马大桥、东涌新市镇、西区海底隧道等基建，由起动至完成的过程。市民或许认为这些日常所见所闻所用的建设平平无奇，不过档案主任在鉴定过程中飞越历史时空，探索机场核心计划的成因、项目进程等，并在档案中发现各项工程间的关联与互动。这批档案因而被挑选作永久保留，从而丰富香港社会的集体记忆。

图2 机场核心计划照片举隅

将近竣工的赤鱲角机场

发掘档案的历史脉络

档案主任挑选档案作永久保存后，会根据国际档案描述标准记录有关资料，输入线上目录，方便市民检索档案。这个过程称为档案著录。这个过程称为档案著录。在这个过程中，档案主任须查阅相关文献，仔细研究档案移交部门的职能和架构转变，才能做好著录工作，让读者准确掌握档案的内容。

图3 档案整理与著录

现今科技发达，使用者可以透过搜寻器轻易找到大量资料，为何档案主任仍要埋首发掘档案的历史脉络？刘先生认为，纵使科技方便搜寻的过程，人为参与依然不可或缺。他分享一次从政府部门接收大量船只图则档案时，发现这批图则没有标题，背景资料亦简略，难以让使用者搜寻。档案主任于是翻看了这批图则，最后以船只的名称、型号作为标题，以便搜寻器辨识档案的讯息和意义，从而帮助使用者觅得「心头好」。

「解谜」与「向导」

刘先生坦言，在整理和著录中疏理档案的历史脉络不时遇上挑战。例如档案封面使用了一些意义不明的简写，档案主任便须追溯档案产生部门的演变经过，并对档案「起底」，抽丝剥茧，仔细比对上文下理和相关资料，反复分析和斟酌，才能「解谜」。

你知道这份从邮政局移交的档案上的档案原来编号缩写「SE」代表甚么吗？

图4 猜猜我是谁

答案：员工关系／关怀及总务组 Staff Relations/Employee Care & General Section
（参考编号：HKRS1398-1-1）

档案如欠缺历史脉络的相关资料，便彷如一本书的书页脱落散乱，使用者找到资料也难以理解当中的内容。因此，档案主任便要疏理档案的历史背景，供使用者参考，以便解读档案。换言之，档案主任也是一名「向导」，事先为使用者「探路」，让他们查阅档案时更得心应手，运用自如，发挥出档案的价值，这也是刘先生工作上的自豪之处。

电子档案带来的挑战

面对电子档案数量激增，模式愈趋多样化，在管理和保存上带来重大挑战，刘先生和关先生均认同档案主任必须与时并进，接受相关培训，并与资讯科技等方面的专才合作，迎难而上，共同解决问题。大家如果对电子档案管理工作有兴趣，不妨阅览专题文章「存新‧传承」。