今昔／足跡

「三位資深同事的日常工作看似微不足道，實際上都是維持檔案處運作不可或缺的一環。」

 

檔案處多名資深員工數十年來默默耕耘，協助檔案主任處理日常工作，他們的經歷見證着檔案處的歷史。助理文書主任譚綺娜女士（Alice）、文書助理李松波先生（阿波）和工人徐耀輝先生（輝哥）帶大家回到那些年，一起對比今昔。

那些年的檔案處

阿波於八十年代入職，他伴隨檔案處數次因擴張而搬遷，侃侃而談「變遷史」。他入職時的檔案處位於美利道停車場大廈，有時他也會在香港仔工作。因為黃竹坑道設有分處，用以存放地圖、圖則和政府部門的非常用檔案。其中利達中心設有歷史檔案館分部，華明工廠大廈和好景工業大廈則設有檔案管理處分部，處理和暫存部門非常用檔案。1995年，因檔案處短暫遷入屯門，為了方便市民閱覽，在前中區政府合署西座設立市區閱覽中心，存放各類較常用的檔案，只有數名員工在閱覽中心工作，阿波就是其中一名。直至1997年，他隨隊搬入觀塘現址。

人手搜尋藏品的年代

阿波入職初期負責協助提供參考服務，當年市民看歷史檔案的地方只有數個座位，他工作位置就是擺放參考書和館藏索引之處，與使用者分隔，與現在開放式的陳設很不同。那些年未有數碼化的館藏目錄，只有厚疊疊的紙本索引、目錄卡等工具找資料，過程並不容易。他坦言，當年很多時候要靠「人腦」──檔案主任和員工的記憶和經驗協助使用者「尋寶」。

阿波回憶，檔案處早年的使用者主要是學者。當時使用人數不多，員工能夠與使用者深入交流；檔案處的「常客」也很友善，記得員工名字，彼此就像朋友。他記得一位學者多年來樂此不疲地到檔案處查閱館藏，研究體育發展。

紙本存檔的歲月

檔案主任處理日常的檔案管理工作，須參考可靠的檔案存廢紀錄。整理這些資料看似非常簡單，但「千里之行始於足下」，相關工作須細心處理，才可令檔案管理如流水般順暢。

Alice指出，從前在紙本檔案的工作環境，未有完善的電腦設備，更遑論在搜尋器輸入關鍵詞便能找到資料。檔案存廢紀錄要由她分門別類，人手歸檔到各個專用的文件夾，編訂號碼，並在紀錄上標註相關文件的編號，檔案主任才可以翻查相關資料，然後進行檔案鑑定。這些工序非常費時，任何遺漏也會為後續工作造成不便。檔案主任「尋珍」的背後，Alice和同事的支援實在不可或缺。

現時檔案處已推行電子檔案保管系統，職員可以透過系統的搜尋器翻查資料，方便得多。Alice回想昔日工作的繁瑣之處，笑言她的經歷見證着檔案處工作模式的「進化」。

「識途老馬」

輝哥負責協助同事和使用者搬運和提取檔案，但他的工作豈止「搬貨」咁簡單？檔案處每件館藏都是無價之寶，在檔案處工作數十年的輝哥當然深明此理，因此在運送館藏時小心翼翼，避免損壞。妥善保管館藏，並不只是一小撮職員的責任，而是需要全體員工的通力合作。

檔案處館藏浩如煙海，不知各位可曾想過，同事如何能夠在檔案庫找出館藏，再送到閱覽室供使用者查閱？輝哥身為「老臣子」，親見檔案處藏品大幅增加，也對整個檔案庫的格局瞭如指掌，熟悉各類館藏的貯存位置。「識途老馬」自然事半功倍，可以準確和迅速地提取檔案供同事和市民取閱。無論日常工序是否電腦化，輝哥的豐富經驗依然可貴。

值得一提的是，輝哥亦是協助檔案主任管理檔案庫的「好幫手」，多年來協助同事搬運館藏，以便規劃空間存放新收藏品或有待鑑定的檔案。

三位資深同事的工作並非微不足道，我們衷心感謝他們一直與檔案處同行。