电子档案管理

什麽是电子档案?

政府各局/部门于日常业务运作和提供公共服务时，开立、接收和处理大量资讯，但这些资讯并非全部都是政府档案。政府档案是指各局/部门在处理公事过程中所开立或接收，以任何形态或载体记录的资讯，它们被保存下来作为政策、决定、程序、职能、活动和业务的凭证。例如：运输署会保存驾驶执照申请书作为业务的凭证。

随着资讯科技迅速发展及网络电脑处理政府业务被广泛使用，数码形式产生的档案，例如电子邮件、试算表和电子表格，正大幅增长。这些由资讯系统所产生的数码形式的电子档案能在资讯系统内传送，或由一个资讯系统传送至另一个资讯系统，并且能贮存在资讯系统或其他载体内。

一如各局/部门使用多年的纸本档案，电子档案是珍贵的资产，支援有效的决策、应付运作上的要求和保障政府和大众在法律、财务和其他方面的权益。因此，电子档案应妥善管理，并贮存在合适的档案保管系统（尤其是电子档案保管系统）之内。

管理电子档案的挑战

电子档案容易损坏，为各局/部门的管理工作带来特有的挑战，因为 :

(a) 载体易损，例如：录有资料的磁带、光碟及USB记忆棒；

(b) 需依赖科技取阅及使用电子档案，没有电脑软硬件便不能直接阅读档案内容；

(d) 欠缺一目了然的现成脉络资料(例如：发文人、时间、受文人、发文原因)，以便日后理解和使用档案。

考虑到上述种种，以及适当管理电子档案的需要，各局/部门需要以国际档案管理标准及最佳做法为基础，订立新的档案管理政策、策略、做法、程序及工具，以支援高效率及具效益的电子档案及非电子档案管理工作。

近年来电子档案管理不断演进，倡导采用电子形式，以划一及整合模式管理电子档案及非电子档案，解决上述问题。

什麽是电子档案管理?

电子档案管理是指运用电子系统，尤其是电子档案保管系统，把档案管理原则应用在档案管理工作上面。电子档案管理在其他国家/联盟的公营界别，例如澳洲、加拿大、新西兰、新加坡、欧盟、英国和美国等，早已广泛采用及推广。国际专业团体(尤其是国际档案理事会)亦竭力建立发展开发电子档案管理标准、最佳做法及解决方案。

由于对采用划一及整合模式妥善管理电子档案及非电子档案的需求日增，政府的档案管理政策是在政府各局/部门推行电子档案管理。

根据政府资讯科技总监办公室于2011年5月颁布的政府电子资料管理策略，各局/部门应把电子档案管理列作电子资料管理中不可或缺的一部份，并藉着推行电子档案保管系统，在政府推展电子档案管理。电子资料管理有一项强制性的规定，就是各局/部门必须先制订本身的电子资料管理策略，包含推行或采用电子档案保管系统的推行计划，然后才可以落实推行电子资料管理项目。

什麽是电子档案保管系统?

电子档案保管系统，在其他地区亦称作电子档案管理系统，是具有管理档案所需功能的资讯/电脑系统，以电子方式收集、组织、分类以及在档案整个生命周期中管理档案的开立、贮存、检索、分发、维护、使用、存废及保存。电子档案保管系统通过综合以电子形式运作及利用完善档案管理原则两方面的优点，以达致档案管理的要求的信心及完整性管理档案。

根据澳洲、加拿大、欧盟、新西兰和美国等国家/联盟的实践经验，电子档案保管系统是在办公室环境内推动电子档案管理的常见解决方案。

在一个电子档案和非电子档案共存的混合档案管理环境中，使用电子档案保管系统管理在公事过程中开立或接收的电子档案(例如电邮、文字档案和试算表)是最适合的。电子档案保管系统可以是一个独立的系统，或者是局/部门电子资料管理系统解决方案的一部分。