档案管理政策丶计划及检讨
根据政府的档案管理政策，各局/部门须制订全面的部门档案管理计划，以便以高效率及具效益的方法管理政府档案，以及找出和保存历史档案。为了确保各局/部门遵守这项政策，各局/部门必须按其独特的业务和档案管理需要，在局/部门内开发和制订部门档案管理政策。档案管理政策展示局/部门采纳和实践良好档案管理的承诺，亦是员工管理档案的指引，是在机构内培育和传播档案管理文化的有效途径。
部门档案管理政策是一份文件，概括说明局/部门应如何开立和管理档案，以应付运作丶政策丶法律和财务需要。部门档案管理政策的主要组成部分应包括 :
- 目的；
- 目标；
- 适用范围；
- 规管环境；
- 档案管理的角色和职责；
- 档案保管系统；
- 极重要档案的保护；
- 监察和查核；以及
- 培训
在订立清晰的部门档案管理政策，就策略方向给予指示後，各局/部门应通过一个全面和有效的档案管理计划，以及妥善的档案管理过程丶做法及程序推行这项政策，以确保符合法律和规管要求丶政府规例及指令，以及部门的政策。
为确保档案管理计划能有效运作，各局/部门应至少每两年一次检讨其档案管理措施，包括评估关於档案管理规定的通告及指引的遵守情况，以及找出需要改进之处。
为了强化上文提及各局/部门的检讨工作，档案处亦会对个别局/部门的档案管理工作进行检讨，以评估有关局/部门遵守档案管理规定和采纳良好档案管理做法的情况；以及发掘改善空间和各种良好档案管理做法，并整合心得，制定适用於全政府的档案管理建议。
