整理及著录
历史档案馆接收历史档案后，接着会进行整理及著录。这些程序使档案馆能在实物及内容层面上掌握档案的状况，以便使用者搜寻其所需档案。
登录
档案登录是指在实物及内容上梳理接收得来的档案，工序包括初步的档案排序、登记档案的重要资料和作者、提供适合的地方作档案长期保存之用。
登录的其中一个步骤是在档案上盖印和标示
把档案放进聚丙烯档案贮存盒也是登录步骤之一
整理
整理是指按照档案的来源和原本次序来编排档案的顺序，藉以保存档案的产生背景。
历史档案馆如何整理档案？
历史档案馆把新收集的档案编入「政府历史档案类别」(HKRS) 或「民间历史档案类别」(HKMS)。HKRS包括具历史价值的政府档案； 而HKMS则包括由民间机构和个别人士捐赠予历史档案馆的私人档案，以及购买自其他档案馆，与香港有关的档案复制本。
历史档案馆如何分类新收集的档案
历史档案馆职员会按照档案的来源 (即产生者) 和原来次序进行整理，档案一般会归纳成五个层次：
著录
著录是指分析和记录历史档案的资讯，以及制订检索工具或其他辅助工具，以便使用者找到其所需档案。
历史档案馆如何著录档案？
本馆根据国际标准，例如国际档案描述标准和档案描述编码格式来著录档案。历史档案的著录资讯会被上载至本馆的网上目录「@PRO」，方便市民于网上搜寻有关档案。
国际档案描述标准(第二版)封面
著录资料主要包括以下元素：
- 档案类别/移交次标题
- 产生档案单位
- 移交档案单位
- 涵盖日期
- 档案数量/范围
- 档案载体
- 保管历史
- 内容简介
- 鉴定、销毁及编订档案存废期限表的资料
- 预期档案增长
- 排列系统
- 使用限制
- 复制限制
- 语文
- 形态特征及技术要求
- 阅览/复制本贮存位置
- 取阅状态
