整理及著錄

歷史檔案館接收歷史檔案後,接著會進行整理及著錄。這些程序使檔案館能在實物及內容層面上掌握檔案的狀況,以便使用者搜尋其所需檔案。


登錄

檔案登錄是指在實物及內容上梳理接收得來的檔案,工序包括初步的檔案排序、登記檔案的重要資料和作者、提供適合的地方作檔案長期保存之用。

Records appraisal
Records appraisal

登錄的其中一個步驟是在檔案上蓋印和標示

Records appraisal
Records appraisal

把檔案放進聚丙烯檔案貯存盒也是登錄步驟之一


整理

整理是指按照檔案的來源和原本次序來編排檔案的順序,藉以保存檔案的產生背景。


歷史檔案館如何整理檔案?

歷史檔案館把新收集的檔案編入「政府歷史檔案類別」(HKRS) 或「民間歷史檔案類別」(HKMS)。HKRS包括具歷史價值的政府檔案; 而HKMS則包括由民間機構和個別人士捐贈予歷史檔案館的私人檔案,以及購買自其他檔案館,與香港有關的檔案複製本。

Records appraisal

歷史檔案館如何分類新收集的檔案

歷史檔案館職員會按照檔案的來源 (即產生者) 和原來次序進行整理,檔案一般會歸納成五個層次:


著錄

著錄是指分析和記錄歷史檔案的資訊,以及制訂檢索工具或其他輔助工具,以便使用者找到其所需檔案。


歷史檔案館如何著錄檔案?

本館根據國際標準,例如國際檔案描述標準檔案描述編碼格式來著錄檔案。歷史檔案的著錄資訊會被上載至本館的網上目錄「@PRO」,方便市民於網上搜尋有關檔案。


國際檔案描述標準(第二版)封面


著錄資料主要包括以下元素:

  • 檔案類別/移交次標題
  • 產生檔案單位
  • 移交檔案單位
  • 涵蓋日期
  • 檔案數量/範圍
  • 檔案載體
  • 保管歷史
  • 內容簡介
  • 鑑定、銷毀及編訂檔案存廢期限表的資料
  • 預期檔案增長
  • 排列系統
  • 使用限制
  • 複製限制
  • 語文
  • 形態特徵及技術要求
  • 閱覽/複製本貯存位置
  • 取閱狀態
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