組織結構

政府檔案處組織圖

政府檔案處組織圖 Government Records Service Director 立法及規劃組館 歷史檔案館 檔案保存及修復服務組 檔案系統發展組 檔案管理及行政組

政府檔案處處長

政府檔案處處長為檔案處的首長,負責監督和指導本處的運作事宜。本處由五個組別組成,分別為立法及規劃組、歷史檔案館、檔案保存及修復服務組、檔案系統發展組,以及檔案管理及行政組。



立法及規劃組

立法及規劃組負責支援及跟進有關檔案法的研究工作,以及就檔案及歷史檔案管理進行研究及規劃。



歷史檔案館

歷史檔案館是香港特別行政區政府永久歷史檔案的中央貯存庫,致力搜羅和鑑定具保留價值的檔案及資料,提供予各界人士使用。歷史檔案館負責以下各項有關歷史檔案管理的主要職能:

  • 鑑定;
  • 登錄和著錄;
  • 公共推廣;以及
  • 參考服務。

歷史檔案館也負責管理政府刊物中央保存圖書館,館藏包括經過挑選的政府刊物、報告和印刷品等,以保存本地文獻遺產。


鑑定

歷史檔案館負責鑑定政府檔案和有關資料,確保具歷史價值者,都會移交歷史檔案館的檔案庫保存。

鑑定


登錄及著錄

歷史檔案館收到移交的歷史檔案後,便會依循國際檔案理事會頒行的《歷史檔案著錄國際通用標準》進行整理、登錄及著錄這些歷史檔案。市民只需通過歷史檔案館的網上目錄,便可查找所需資料。


公共服務

為促進市民認識本地文獻遺產,歷史檔案館定期舉辦展覽、研討會、工作坊、團體參觀和其他教育活動。有關詳情會在本網頁的最新消息內公布。


參考服務

歷史檔案館歡迎訪客前來查閱歷史檔案和其他資料,歷史檔案館職員會協助使用者搜尋歷史檔案,亦會解釋如何提出複製館藏的要求、使用網上目錄和檢索工具等服務。


取閱歷史檔案

為推廣本地文獻遺產的使用,歷史檔案館負責協調各移交檔案機關,按照《 1996 年政府資料檔案 (取閱) 則例》處理取閱封存檔案的申請,並覆檢歷史檔案的取閱狀況。


開發藏品資訊系統

為促進歷史檔案的使用及管理,歷史檔案館不斷檢視藏品資訊系統及網上目錄的表現,並致力提昇系統,方便市民大眾以及內部使用者。


保存數碼檔案

因應歷史檔案服務面對資訊時代的挑戰,歷史檔案館致力就長期保存電子檔案和數碼檔案庫進行研究,以求改進藏品管理、推出新的歷史檔案服務以及建立數碼檔案庫。



檔案保存及修復服務組

檔案保存及修復服務組提供保存及修復具有歷史價值的檔案和圖書藏品服務,以達至保護香港歷史文化的目的;另外,通過以無酸盒貯存新收的歷史檔案、控制貯存環境及嚴格遵守貯存、處理和運送藏品的有關規定,檔案的壽命可以盡可能地延長。



該組負責確保歷史檔案藏品貯存環境的安全性和穩定性,管理貯存設施。保存藏品的環境時刻受到監視,並且會就貯存空間和設施的需要,提供有關的評估服務。

保存服務辦公室

檔案保存及修復服務組還營運政府縮微服務中心,致力為政府各局及部門提供以客為本和質素至上的縮微服務。



此外,該組負責把檔案藏品數碼化。這項工作還包括監督外判承包數碼化服務公司,以確保工作質量保持在可接受的水平。



該組亦負責設置在香港歷史檔案大樓展廳內的展覽。在選好主題、內容和展品後,該組會設計展覽的佈局和展板,並從展品名單中挑選最合適的展品,然後設置展覽。



檔案系統發展組

檔案系統發展組負責制訂電子檔案管理標準、最佳作業方法及指引,以助政府全面推行電子檔案管理和電子檔案保管系統,並就各決各局/部門開發或採用電子檔案保管系統提供支援及協助。



電子檔案管理是指利用電子系統(即電子檔案保管系統),把檔案管理的原則應用於檔案管理的工作上。電子檔案保管系統是一套為檔案管理而設的電腦系統,功能包括收集、組織、分類,以及管理電子及非電子檔案的開立、貯存、檢索、分發、維護、使用、存廢及保存。該系統支援檔案經理、檔案管理人員及檔案使用者,讓他們更快捷而有效地履行日常的檔案管理職能。



檔案系統發展組肩負重要角色,在政府推廣電子檔案管理,以及為決策各局/部門推展電子檔案管理和電子檔案保管系統方面提供相關的培訓。

記錄系統開發辦公室

該組又參與政府電子資料管理督導小組的會議,就如何妥善管理電子檔案及發展和推廣電子政府措施提供意見。



為推動各局/部門遵從檔案管理的最佳作業方法,檔案系統發展組負責統籌檔案處檔案管理刊物的檢討和更新工作。該組亦就保護極重要檔案的事宜,向各局/部門提供意見。



檔案管理及行政組

檔案管理及行政組制訂全面的檔案管理系統,並監察該系統在政府的推行效率和成效。該組向政府各局/部門提供培訓、諮詢、檢討及檔案中心服務,並為檔案處轄下各辦事處提供行政支援。



培訓和諮詢小組向各局/部門提供培訓及諮詢服務,協助它們有效地管理政府檔案及實施相關政策、指引和程序。


培訓和諮詢小組的服務範圍如下:

  • 為不同級別的人員策劃、制訂及舉辦常規培訓課程,以協助他們以更富效率和成效的方式履行檔案管理職務;
  • 按需要為各局/部門和公營機構舉辦檔案管理培訓課程或研討會,藉以推廣檔案管理的良好作業方法;以及
  • 就檔案管理事宜進行研究,並向各局/部門提供意見及建議,以及協助他們落實有關建議。


檔案管理檢討小組負責檢視各局/部門的檔案管理作業方法,從而評估各局/部門遵從檔案管理的強制性規定和採納良好作業方法的情況,以及找出可予改善的地方。



檔案中心服務小組協助各局/部門處置過期檔案,並提供中央暫存設施,供各局/部門存放非常用檔案,以符合成本效益。



檔案中心服務小組的服務範圍如下:

  • 在諮詢檔案處其他組別後,批核檔案存廢期限表;
  • 審批政府檔案的存廢,並在有需要時諮詢檔案處其他組別;以及
  • 為非常用檔案提供中央暫存服務。

記錄管理和管理辦公室

行政服務小組為檔案處轄下各辦事處有效地提供下列行政服務:

  • 人力資源管理;
  • 財務管理;
  • 採購事務;
  • 區域網絡管理;以及
  • 物業及樓宇管理。