今昔／足迹

「三位资深同事的日常工作看似微不足道，实际上都是维持档案处运作不可或缺的一环。」

 

档案处多名资深员工数十年来默默耕耘，协助档案主任处理日常工作，他们的经历见证着档案处的历史。助理文书主任谭绮娜女士（Alice）、文书助理李松波先生（阿波）和工人徐耀辉先生（辉哥）带大家回到那些年，一起对比今昔。

那些年的档案处

阿波于八十年代入职，他伴随档案处数次因扩张而搬迁，侃侃而谈「变迁史」。他入职时的档案处位于美利道停车场大厦，有时他也会在香港仔工作。因为黄竹坑道设有分处，用以存放地图、图则和政府部门的非常用档案。其中利达中心设有历史档案馆分部，华明工厂大厦和好景工业大厦则设有档案管理处分部，处理和暂存部门非常用档案。1995年，因档案处短暂迁入屯门，为了方便市民阅览，在前中区政府合署西座设立市区阅览中心，存放各类较常用的档案，只有数名员工在阅览中心工作，阿波就是其中一名。直至1997年，他随队搬入观塘现址。

人手搜寻藏品的年代

阿波入职初期负责协助提供参考服务，当年市民看历史档案的地方只有数个座位，他工作位置就是摆放参考书和馆藏索引之处，与使用者分隔，与现在开放式的陈设很不同。那些年未有数码化的馆藏目录，只有厚叠叠的纸本索引、目录卡等工具找资料，过程并不容易。他坦言，当年很多时候要靠「人脑」――档案主任和员工的记忆和经验协助使用者「寻宝」。

阿波回忆，档案处早年的使用者主要是学者。当时使用人数不多，员工能够与使用者深入交流；档案处的「常客」也很友善，记得员工名字，彼此就像朋友。他记得一位学者多年来乐此不疲地到档案处查阅馆藏，研究体育发展。

纸本存档的岁月

档案主任处理日常的档案管理工作，须参考可靠的档案存废纪录。整理这些资料看似非常简单，但「千里之行始于足下」，相关工作须细心处理，才可令档案管理如流水般顺畅。

Alice指出，从前在纸本档案的工作环境，未有完善的电脑设备，更遑论在搜寻器输入关键词便能找到资料。档案存废纪录要由她分门别类，人手归档到各个专用的文件夹，编订号码，并在纪录上标注相关文件的编号，档案主任才可以翻查相关资料，然后进行档案鉴定。这些工序非常费时，任何遗漏也会为后续工作造成不便。档案主任「寻珍」的背后，Alice和同事的支援实在不可或缺。

现时档案处已推行电子档案保管系统，职员可以透过系统的搜寻器翻查资料，方便得多。Alice回想昔日工作的繁琐之处，笑言她的经历见证着档案处工作模式的「进化」。

「识途老马」

辉哥负责协助同事和使用者搬运和提取档案，但他的工作岂止「搬货」咁简单？档案处每件馆藏都是无价之宝，在档案处工作数十年的辉哥当然深明此理，因此在运送馆藏时小心翼翼，避免损坏。妥善保管馆藏，并不只是一小撮职员的责任，而是需要全体员工的通力合作。

档案处馆藏浩如烟海，不知各位可曾想过，同事如何能够在档案库找出馆藏，再送到阅览室供使用者查阅？辉哥身为「老臣子」，亲见档案处藏品大幅增加，也对整个档案库的格局了如指掌，熟悉各类馆藏的贮存位置。「识途老马」自然事半功倍，可以准确和迅速地提取档案供同事和市民取阅。无论日常工序是否电脑化，辉哥的丰富经验依然可贵。

值得一提的是，辉哥亦是协助档案主任管理档案库的「好帮手」，多年来协助同事搬运馆藏，以便规划空间存放新收藏品或有待鉴定的档案。

三位资深同事的工作并非微不足道，我们衷心感谢他们一直与档案处同行。