檔案主任／故事

「檔案主任職系只有27名人員，雖然人手不多，卻肩負起為市民尋覓和保存珍貴文獻遺產的重任。」

歷史檔案是社會瑰寶，檔案主任的使命就是在眾多檔案裡尋珍並存珍。年資不同的檔案主任劉善君女士、高級助理檔案主任曾舜輝先生和助理檔案主任李俊威先生「三代同堂」，分享他們的工作，揭開檔案主任的「神秘面紗」。

 

別人看檔案主任是……？

三代檔案主任異口同聲指出，他們的親友對檔案主任的形象及工作有以下的誤解：

現實中的檔案主任是……

在檔案處工作接近30年的劉女士多年來涉獵過不同範疇的工作，計有參考及公共服務、檔案鑑定、描述整理、檔案取閱、檔案法研究、圖書資訊管理、專業發展及培訓等。她笑言：「我們不是埋首故紙堆的歷史學家，也不是剪報和將檔案入檔的文書人員。傳統上檔案主任的角色是檔案保存者（Keeper），近年檔案主任也扮演着協進者（Facilitator）的角色。」

此話何解？劉女士指出：「檔案主任的工作主要是檔案鑑定、描述整理、參考服務和公共服務，目的在於保存歷史檔案，公開給市民閱覽。」打個比喻，「就像『品牌建設』，一些企業會從世界各地『嚴選』、蒐集具潛力的產品，建立成自家品牌，並且提供建議讓生產商提升品質，幫助他們推廣給消費者。」同樣道理，檔案主任協助各局／部門妥善管理檔案，並與它們合作制訂檔案存廢期限表，蒐集具有歷史價值的檔案。「在檔案處這個『平台』，我們既會透過參考服務協助公眾找到需要的資料，也會舉辦公共活動，讓公眾認識歷史檔案對保存集體回憶的重要性。」劉女士補充：「為了達到這些目的，我們必須與內外持份者連結和協作。」

入職分別約10年及4年的曾先生和李先生雖然較集中在鑑定檔案、制訂檔案存廢期限表、處理取閱封存檔案等內部工作，但他們不約而同認為自己崗位不只對內，反而更像對外的「教育者」（Educator）。曾先生便指出：「有時候與局／部門商討制訂檔案存廢期限表時，有關同事未必太理解檔案處的職能、檔案管理的概念和作業方式，甚至產生誤解。檔案主任便須向他們釐清我們的工作和職責，講解檔案管理的方法和重要性。在聽過解釋後，不少局／部門同事便會明白原來檔案處的工作與他們的日常業務一脈相承。」李先生補充，這過程其實是讓雙方「連線」，發掘和接上「連結點」。當雙方「同步」後，便可以順利推展檔案管理工作。

尋‧珍

縱使角色轉變，檔案主任為市民尋覓珍貴文獻遺產的重任依舊不變。三位檔案主任也有自己難忘的尋珍之旅。

不忍珍藏「埋沒」

劉女士憶述：「檔案珍貴之處在於內容，但一張張發黃的文件不如博物館的藏畫或陶瓷吸引，加上歷史檔案一般給人的印象是沉悶和與我無關，所以推廣工作需要一定的拼勁和技巧。入職初年，我在檔案庫發現一盒有待整理的政府海報。這批海報是上世紀五十至八十年代政府為推廣不同政策而產生，包括宣傳公共衞生的『平安小姐』、『垃圾虫』等，主題與市民生活息息相關。由於這些海報設計獨特，內容豐富，歷史意義與藝術價值並重，於是我主動到一些文化機構『叩門推銷』，最終在2000年與香港藝術中心合作舉辦『改進香港：歷史檔案館珍藏海報展覽』，並在一位檔案處『常客』兼資深學者的幫助下，於石硤尾邨尋訪到1961-62年的『平安小姐』王玉蘭女士接受訪問及出席展覽開幕禮。這個展覽成功『入屋』，令人看到歷史檔案的豐富性。」

劉女士笑言，這個經歷十分寶貴。她領會到要做好檔案主任這份工作，除了專業知識外，還要找切入點將館藏與不同持份者連結。這成為她多年來工作的座右銘。

踏破鐵鞋無覓處

檔案主任職責之一是挑選政府檔案作永久保存。曾先生曾接觸有關排檔管理、小販管理、街道命名等檔案，發現政府工作牽涉的範疇比一般所想更為廣泛和深入，與衣食住行、日常生活關係密切，而歷史檔案記錄了這些政策的歷史沿革和珍貴的集體回憶。

為了蒐集歷史檔案，檔案主任有時會走訪不同的局／部門。令曾先生難忘的是，在工作過程中一些局／部門的資深同事以至首長級人員，熱心分享他們部門歷史悠久而又獨特的檔案。曾先生對一些處理工務部門的手繪工程圖則印象尤為深刻，有關部門更有將近退休的同事娓娓道來這批圖則的繪製過程及歷史價值，令鑑定和編目工作事半功倍。從與部門同事交流的字裡行間，曾先生感受到不少同事對自己工作的豐富知識及深厚感情，期望部門重要和獨特的檔案傳承下去，從而讓公眾人士了解部門的工作和歷史。

台前幕後此中尋

李先生年資雖淺，在歷史檔案管理方面也有一定的體會。例如他在鑑定一些與通訊事務管理有關的檔案時發現，原來短短數十秒的電視宣傳廣告，背後涉及大量依據相關守則的製作、檢查和諮詢工作。過程中，政府與不同持份者對稿件來回斟酌調整，確保廣告符合相關守則，才能播映給公眾收看，有些最後成為家喻戶曉、膾炙人口的集體記憶。李先生認為：「檔案管理並不如親友想像般乏味，我能夠在工作中看到這些有趣的檔案，是寶貴的工作體驗和回報。」

職責：變與不變

三位檔案主任一致認同檔案管理的方法會隨時代轉變而有不同，電子檔案也帶來不少的挑戰和機會，但保存檔案的初衷是不變的。面對電子檔案帶來的衝擊，劉女士表示電子檔案管理是一門跨界別的學問，也是檔案管理和資訊科技結合的產物。「我們要在兩個專業之間『牽線搭橋』，既要在檔案管理知識方面更上層樓，也要掌握和理解資訊科技的『語言』。我們跨出這個『門檻』，便可以更有效地與資訊科技專才交流，向他們清楚表達檔案管理的原則、標準和要求，加強跨界別協作，共同開拓電子檔案管理的事業。因此，在規劃和安排進修課程、專業交流時，除了檔案管理的專業範疇，也要兼顧風險管理、資訊科技、人工智能等方面，以適應電子檔案的新時代。」

李先生憶述，入職不久就有機會與其他職系同事赴廣州市國家檔案館交流學習，目睹高新科技與檔案管理的融合，眼界大開，並在分享會上與同儕分享所見所學。

此外，檔案主任亦抓緊網上學習的機會持續進修。曾先生便透露，不少檔案管理短期課程本來名額有限，但網課可以讓更多同事一起參與各類型的課程，例如數碼檔案的整理和元數據的管理等，甚至可以跨越地域界限，參與國際檔案理事會舉辦的網上國際研討會，加深認識檔案主任在規劃電子檔案管理自動化和設計人工智能系統的角色。