訂定檔案存廢期限表及檔案存廢

為確保檔案保存一段適當的時間後,各局/部門能有系統地計劃及有條不紊地安排存廢,編訂檔案存廢期限表至為重要。檔案的保存期需要切合有關檔案開立的目的,並符合有關的法律或法例要求。編訂檔案存廢期限表可幫助日後移送非常用檔案到政府檔案處檔案中心作暫時貯存;移交具有歷史價值的檔案到政府檔案處歷史檔案館作永久保存;或銷毀不需要的檔案。


行政檔案的存廢受政府檔案處編製的《一般行政檔案存廢期限表》規管。至於各局/部門就其業務檔案所編訂的檔案存廢期限表須得到政府檔案處處長的同意。


典型的檔案存廢期限表應包括:

  • 檔案系列的名稱和主題事項:存廢期限表包括的檔案類型/範圍;
  • 非常用檔案的判斷準則:區分常用檔案與非常用檔案的指標,以計算保存期限(例如:工作完成後或案卷結束後);
  • 非常用檔案的保存期限:檔案不再常用(即符合經確立的非常用檔案的判斷準則)至最後處置的一段時間;
  • 保存場所:非常用檔案在保存期限內保存的場所;以及
  • 存廢行動:檔案最後處置(例如銷毀、轉作縮微膠卷、由歷史檔案館進行鑑定,或移交予歷史檔案館作為歷史檔案永久保存)。

以下是有關牌照申請檔案系列的檔案存廢期限表的圖解。


有關牌照申請檔案系列的檔案存廢期限表

定期處置檔案,能方便檢索常用檔案,並可減省保管和貯存檔案的支出。因此,有必要盡快處置已過期並可安排存廢的檔案。過期檔案即那些已滿足《一般行政檔案存廢期限表》所列明保存期的行政檔案,以及已滿足獲批的存廢期限表所列明保存期的業務檔案。


各局/部門在銷毀任何政府檔案前,須徵得政府檔案處處長事先同意,以免過早處置檔案和銷毀具有歷史價值的檔案。政府由2016年開始,每年公布各局/部門有關獲准銷毀檔案的資料。

經歷史檔案館鑑定為具有歷史價值的檔案,應移交歷史檔案館作永久保存。