尋珍

尋／珍

「鑑定檔案不只是生硬應用個別準則或教條，而是兼容多門知識、理論和經驗的實踐。」

檔案鑑定（records appraisal）是挑選有歷史價值的檔案作永久保存的重要過程。不過，檔案主任究竟是如何鑑定檔案呢？兩位資深高級助理檔案主任關漢浩先生和劉績先生話你知。

 

「斷捨離」

從事檔案工作二十多年的關先生認為，鑑定對檔案管理是必需的，但很多人對「鑑定」一詞不明甚解。「打個比喻，檔案鑑定類似家居執拾時的『斷捨離』，決定捨棄非必要的東西，只保留有用或具價值的物件。檔案鑑定亦類同，檔案主任在大量政府檔案中，挑選具歷史價值的檔案作永久保存。」關先生強調，最後作出「保存」或「銷毀」檔案的決定並不是隨意而為，要做好檔案鑑定，須具備以下條件：

因此，鑑定檔案不能生硬應用個別準則或教條，而要兼容多門知識、理論和經驗，才可作出正確決定。

圖1 劉先生和關先生正在商議鑑定檔案

愈「古老」愈有價值？

不少人視歷史檔案為古董，覺得愈「古老」愈有價值，這其實並非絕對。關先生憶述：「有一次鑑定檔案時，部門的同事認為檔案產生於上世紀四、五十年代，因為檔案『年事已高』，便建議移交檔案處永久保存。然而，經過鑑定後，我發覺檔案內容相對瑣碎，某些資料亦可在別處找到，最後評定檔案欠缺保留價值。」

反之，較「年輕」的檔案亦有機會成為歷史檔案。關先生以上世紀九十年代新機場工程統籌署產生的檔案為例，當中的相片詳細反映赤鱲角機場、青馬大橋、東涌新市鎮、西區海底隧道等基建，由起動至完成的過程。市民或許認為這些日常所見所聞所用的建設平平無奇，不過檔案主任在鑑定過程中飛越歷史時空，探索機場核心計劃的成因、項目進程等，並在檔案中發現各項工程間的關聯與互動。這批檔案因而被挑選作永久保留，從而豐富香港社會的集體記憶。

圖2 機場核心計劃照片舉隅

將近竣工的赤鱲角機場

發掘檔案的歷史脈絡

檔案主任挑選檔案作永久保存後，會根據國際檔案描述標準記錄有關資料，輸入線上目錄，方便市民檢索檔案。這個過程稱為檔案著錄。在這個過程中，檔案主任須查閱相關文獻，仔細研究檔案移交部門的職能和架構轉變，才能做好著錄工作，讓讀者準確掌握檔案的內容。

圖3 檔案整理與著錄

現今科技發達，使用者可以透過搜尋器輕易找到大量資料，為何檔案主任仍要埋首發掘檔案的歷史脈絡？劉先生認為，縱使科技方便搜尋的過程，人為參與依然不可或缺。他分享一次從政府部門接收大量船隻圖則檔案時，發現這批圖則沒有標題，背景資料亦簡略，難以讓使用者搜尋。檔案主任於是翻看了這批圖則，最後以船隻的名稱、型號作為標題，以便搜尋器辨識檔案的訊息和意義，從而幫助使用者覓得「心頭好」。

「解謎」與「嚮導」

劉先生坦言，在整理和著錄中疏理檔案的歷史脈絡不時遇上挑戰。例如檔案封面使用了一些意義不明的簡寫，檔案主任便須追溯檔案產生部門的演變經過，並對檔案「起底」，抽絲剝繭，仔細比對上文下理和相關資料，反覆分析和斟酌，才能「解謎」。

你知道這份從郵政局移交的檔案上的檔案原來編號縮寫「SE」代表甚麼嗎？

圖4 猜猜我是誰

答案：員工關係／關懷及總務組 Staff Relations/Employee Care & General Section
（參考編號：HKRS1398-1-1）

檔案如欠缺歷史脈絡的相關資料，便彷如一本書的書頁脫落散亂，使用者找到資料也難以理解當中的內容。因此，檔案主任便要疏理檔案的歷史背景，供使用者參考，以便解讀檔案。換言之，檔案主任也是一名「嚮導」，事先為使用者「探路」，讓他們查閱檔案時更得心應手，運用自如，發揮出檔案的價值，這也是劉先生工作上的自豪之處。

電子檔案帶來的挑戰

面對電子檔案數量激增，模式愈趨多樣化，在管理和保存上帶來重大挑戰，劉先生和關先生均認同檔案主任必須與時並進，接受相關培訓，並與資訊科技等方面的專才合作，迎難而上，共同解決問題。大家如果對電子檔案管理工作有興趣，不妨閱覽專題文章「存新．傳承」。