檔案管理政策、計劃及檢討

根據政府的檔案管理政策,各局/部門須制訂全面的部門檔案管理計劃,以便以高效率及具效益的方法管理政府檔案,以及找出和保存歷史檔案。為了確保各局/部門遵守這項政策,各局/部門必須按其獨特的業務和檔案管理需要,在局/部門內開發和制訂部門檔案管理政策。檔案管理政策展示局/部門採納和實踐良好檔案管理的承諾,亦是員工管理檔案的指引,是在機構內培育和傳播檔案管理文化的有效途徑。


部門檔案管理政策是一份文件,概括說明局/部門應如何開立和管理檔案,以應付運作、政策、法律和財務需要。部門檔案管理政策的主要組成部分應包括:

  • 目的;
  • 政策聲明;
  • 適用範圍;
  • 規管環境;
  • 檔案管理的角色和職責;
  • 檔案保管系統;
  • 極重要檔案的保護;
  • 監察和查核;以及
  • 培訓


在訂立清晰的部門檔案管理政策,就策略方向給予指示後,各局/部門應通過一個全面和有效的檔案管理計劃,以及妥善的檔案管理過程、做法及程序推行這項政策,以確保符合法律和規管要求、政府規例及指令,以及部門的政策。


為確保檔案管理計劃能有效運作,各局/部門應定期檢討其檔案管理措施,包括評估關於檔案管理規定的通告及指引的遵守情況,以及找出需要改進之處。


為了強化上文提及各局/部門的檢討工作,檔案處亦會對個別局/部門的檔案管理工作進行檢討,以評估有關局/部門遵守檔案管理規定和採納良好檔案管理做法的情況;以及發掘改善空間和各種良好檔案管理做法,並整合心得,制定適用於全政府的檔案管理建議。