复制及转置

保存历史档案的主要目的是作为参考资料,供日後取阅。不过,过度取阅的档案则难以保存。因此,要靠复制及转置来解决问题。同时亦应订立取阅政策,防止不必要地取阅原档案,应改为提供复制品以供查阅。复制品的品质应与原件尽量相近。在复制後,原件应妥善保存,永不销毁。

复印

纸张档案应复印於合符档案保存标准的纸张上才可以保存档案内容。印於热感纸或严重劣化损坏的纸张档案,应尽快复印,以资长期保存。复印时,应用质量稳定的碱性纸、炭粉或炭油墨,在黑白影印机上复印,因为彩色复印本不易长期保存。另外避免使用影印机的“自动送纸”装置以防在不易察觉的情况下损坏原件。

复制视听录像档案

维护保存视听录像档案的最佳办法是复制。复制影像/声音档案,应采用合适、保养得宜、运作良好的仪器设备,并复制於如原件载体一样的载体上。复制後应检查复制品的质量,应特别留意常见品质不良的情况,如影音讯号不同步、失真、杂音、模拟式拷贝过多复制以致出现低鸣声及流失高鸣部分、流失高画质等(然而复制难免有品质下降的现象)。另外复制品与原件的取阅权限应有所区分。

转置

历史档案所载资料,要长期供人取阅,其载体及贮存格式必须能为读者读取。故此,随着时间的流逝,必须将资料转移到当时最通行及通用的新格式或载体。这种作业称为“转置”。纸张历史档案可以转置至缩微胶片或数码文件格式。缩摄於卤化银的缩微档案贮存於上文所述的环境可以保存500年以上。市面有多个档案缩摄服务商,同时提供数码影像服务,将纸张档案转置为数码档案。

虽然数码影像便於查阅,但由於无法保证其质量可超过10年,若需长期保存,对很多机构来说,是一大难题。就算载体能够保存得当,但档案格式亦会因科技的进步而变得老旧过时。反观缩微胶卷是技术稳定而有效保存纸张档案资料的方法。因此,纸张档案的保存,应采取缩微(模拟格式)与数码影像(电子格式)双轨并行原则作为最稳妥的做法。

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