複製及轉置

保存歷史檔案的主要目的是作為參考資料,供日後取閱。不過,過度取閱的檔案則難以保存。因此,要靠複製及轉置來解決問題。同時亦應訂立取閱政策,防止不必要地取閱原檔案,應改為提供複製品以供查閱。複製品的品質應與原件盡量相近。在複製後,原件應妥善保存,永不銷毀。

複印

紙張檔案應複印於合符檔案保存標準的紙張上才可以保存檔案內容。印於熱感紙或嚴重劣化損壞的紙張檔案,應盡快複印,以資長期保存。複印時,應用質量穩定的碱性紙、炭粉或炭油墨,在黑白影印機上複印,因為彩色複印本不易長期保存。另外避免使用影印機的“自動送紙”裝置以防在不易察覺的情況下損壞原件。

複製視聽錄像檔案

維護保存視聽錄像檔案的最佳辦法是複製。複製影像/聲音檔案,應採用合適、保養得宜、運作良好的儀器設備,並複製於如原件載體一樣的載體上。複製後應檢查複製品的質量,應特別留意常見品質不良的情況,如影音訊號不同步、失真、雜音、模擬式拷貝過多複製以致出現低鳴聲及流失高鳴部分、流失高畫質等(然而複製難免有品質下降的現象)。另外複製品與原件的取閱權限應有所區分。

轉置

歷史檔案所載資料,要長期供人取閱,其載體及貯存格式必須能為讀者讀取。故此,隨着時間的流逝,必須將資料轉移到當時最通行及通用的新格式或載體。這種作業稱為“轉置”。紙張歷史檔案可以轉置至縮微膠片或數碼文件格式。縮攝於鹵化銀的縮微檔案貯存於上文所述的環境可以保存500年以上。市面有多個檔案縮攝服務商,同時提供數碼影像服務,將紙張檔案轉置為數碼檔案。

雖然數碼影像便於查閱,但由於無法保證其質量可超過10年,若需長期保存,對很多機構來說,是一大難題。就算載體能夠保存得當,但檔案格式亦會因科技的進步而變得老舊過時。反觀縮微膠卷是技術穩定而有效保存紙張檔案資料的方法。因此,紙張檔案的保存,應採取縮微(模擬格式)與數碼影像(電子格式)雙軌並行原則作為最穩妥的做法。

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